Préambule

La confidentialité et la sécurité des informations concernant votre vie privée et vos données à caractère personnel sont des conditions essentielles de la relation de confiance que nous souhaitons établir avec tous ceux qui nous confient leurs données.

VIASANTÉ Mutuelle s’engage à ne mettre en œuvre que des traitements licites sur la base des fondements juridiques prévus par la réglementation : l’exécution (ou la conclusion) de votre contrat, le respect d’une obligation légale, la préservation de notre intérêt légitime dès lors que le traitement ne porte pas atteinte aux droits des personnes. A défaut de répondre à l’une de ces nécessités, nous vous demanderons votre consentement pour traiter vos données.

VIASANTÉ Mutuelle ne collecte que les données strictement nécessaires à des finalités légitimes et déterminées et assure une information complète des personnes sur l’utilisation et les durées de conservation de leurs données ainsi que sur leurs droits.

Voir paragraphe dédié.

VIASANTÉ Mutuelle met en place des mesures de sécurité proportionnées tenant compte de la sensibilité des données, de la nature des traitements et des risques encourus par les personnes en cas d’indisponibilité des traitements ou d’atteinte à l’intégrité ou à la confidentialité des données. VIASANTÉ Mutuelle prend en compte ces risques dès la conception des traitements.

En cas de recours à une prestation portant sur des données à caractère personnel VIASANTÉ Mutuelle sélectionne des sous-traitants apportant des garanties suffisantes en matière de protection des données à caractère personnel. 

Politique de protection de la vie privée et des données à caractère personnel

Pourquoi collectons-nous vos données personnelles ?

Pour vous proposer des produits et des services adaptés à vos besoins et les mettre en œuvre, votre mutuelle doit collecter un certain nombre de données telles que votre état civil pour la souscription d’un contrat ou vos coordonnées, nécessaires pour vous contacter. Par exemple, dans le cas de la complémentaire santé, VIASANTÉ Mutuelle aura besoin de collecter des données concernant vos coordonnées bancaires pour le remboursement de vos frais de santé. 

 

Quelles sont les données traitées ? 

Pour accomplir ses engagements, VIASANTE Mutuelle collecte diverses catégories de données dont la nature dépend de l’activité exercée. Ce sont notamment des données relatives à l’identité, aux coordonnées et à la situation économique des bénéficiaires. A cela s’ajoutent des données générées par l’activité et le suivi des dossiers, comme les remboursements des prestations, la navigation sur nos outils en ligne, etc… Conformément aux articles R.115-1 et 2 du Code de la sécurité sociale, VIASANTE Mutuelle est amenée à collecter et utiliser le numéro de sécurité sociale de ses adhérents pour ses missions de mutuelle, notamment pour la mise en place de la télétransmission envers les différentes Caisses Primaires d’Assurance Maladie.

Par ailleurs, nous veillons à ce que la collecte de vos données soit limitée à ce qui est strictement nécessaire au regard de la finalité pour lesquelles elles ont été recueillies.

 

Quelle sécurité pour vos données ? 

VIASANTÉ Mutuelle met en place des mesures organisationnelles et techniques pour préserver la sécurité de vos données et, notamment, pour empêcher qu’elles soient déformées, endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès. Les données sensibles, et en particulier les données de santé, font l’objet de mesures de sécurité spécifiques. Pour renforcer la sécurité et la confidentialité de ces dernières, nous avons mis en place des dispositifs d’accès restreint à celles-ci. Ainsi, vos données sont uniquement visibles par un personnel habilité et sensibilisé aux questions de protection des données personnelles. En cas de violation de vos données personnelles, nous avons l’obligation de le notifier à la CNIL et de vous en informer dans les meilleurs délais pour vous permettre de prendre les mesures utiles. 

 

Les transferts de vos données vers l’étranger

Pour l’hébergement et le traitement de données nous privilégions des outils situés dans l'Union Européenne.     
Si un transfert de données personnelles en dehors de l’Espace économique européen devait néanmoins être envisagé, nous nous engageons à le réaliser conformément à la réglementation applicable et le cas échant, à l’encadrer de garanties de sécurité appropriées pour assurer un niveau de protection des données adéquat.


Comment et pourquoi sont utilisées vos données ?

Vos données à caractère personnel sont nécessaires afin de permettre à VIASANTÉ Mutuelle, ainsi qu’aux entités membre du groupe AG2R LA MONDIALE qui seraient amenés à intervenir dans le traitement de vos données, le cas échéant, la mise en œuvre de toutes les activités prévues par leurs statuts, et conformes aux réglementations auxquels elles sont soumises. 

Ainsi dans le cadre des activités d’assurance de personnes elles seront collectées et utilisées pour : 

  • l’étude de vos besoins et de votre profil, pour vous conseiller et vous proposer des produits et services adaptés dans le respect de nos obligations en matière de devoir de conseil ;
  • la souscription, la gestion administrative et commerciale du contrat et des services associés.

Elles peuvent également être utilisées pour poursuivre nos intérêts légitimes. Parmi ces intérêts, de développement des activités et d’amélioration continue des produits et services offerts à nos adhérents au travers de :

  •  la réalisation d’analyses et d’études portant sur le fonctionnement des contrats pour mettre au point de nouvelles offres de santé et de surcomplémentaires santé, individuelles ou collectives, et de prévoyance ;  
  • la mise en œuvre d’opérations de prospection, commerciales ou promotionnelles, et de fidélisation en fonction de l’analyse de votre situation personnelle, familiale ou professionnelle et de vos contrats ;
  • la lutte contre la fraude, notamment à partir de la détection d’anomalies dans le fonctionnement des contrats, pouvant conduire à l’inscription sur une liste de personnes présentant un risque de fraude.

Vos données sont également traitées pour satisfaire des obligations légales et règlementaires, notamment : la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme en vertu du Code monétaire et financier ; les déclarations obligatoires auprès des autorités et administrations publiques, comme les déclarations fiscales ou les cotisations sociales.

Le traitement de vos données dans le cadre des Enregistrements Téléphoniques :

Notice relative à l'enregistrement des appels téléphoniques entrants et sortants.

Le traitement de vos données dans le cadre de la Prise de rendez-vous en agence :

Via l’interface Simplybook.me, intégrée à notre site internet, nous vous permettons de prendre rendez-vous dans nos agences avec nos conseillers.     
Afin de recevoir les notifications de prise de rendez-vous et d’annulation de ces derniers, nous vous demandons de renseigner vos nom et prénom, votre adresse mail et votre numéro de téléphone.      
Nous n’exploiterons pas ces données dans le cadre d’une démarche commerciale et nous ne partagerons pas ces données avec nos partenaires. Vos données sont conservées pour une durée de 1 mois après le dernier contact.

Le traitement de vos données dans le cadre de l'Espace Adhérent (site web et application mobile)

Via le site internet de VIASANTE Mutuelle ou via l’application mobile, nous vous permettons de créer et de gérer votre espace adhérent, service mis à disposition dans le cadre de l’exécution de votre contrat. A cette fin, lors de la création de votre espace, nous vous demandons de renseigner votre numéro d’adhérent, vos nom et prénom, date de naissance, code postal ainsi que votre adresse mail. Vos données sont exclusivement destinées à VIASANTÉ Mutuelle.

Vos données et les informations liées à la gestion de votre contrat sont accessibles sur votre espace adhérent durant toute la durée de votre contrat et pour une durée de 27 mois après la fin de celui-ci. Sauf si vous demandez la fermeture de votre espace adhérent.

Le traitement de vos données dans le cadre du simulateur de remboursements accessible depuis l'espace adhérent et l'application mobile

Via le simulateur de remboursement, nous vous permettons d’obtenir des estimations de vos frais de santé et le montant de vos restes à charge.

A cette fin, vos données ainsi que celle de vos éventuels ayants droit, relatives à votre garantie et votre consommation sont utilisées.

Les données sont destinées aux utilisateurs du simulateur : les bénéficiaires du contrat ainsi que les conseillers et téléconseillers de VIASANTE Mutuelle en cas de sollicitation de votre part, ces derniers ayant accès à l’outil.

Les données sont automatiquement supprimées à la fin de la simulation.

Le traitement de données personnelles dans le cadre de l'Espace Entreprise

Via le site internet de VIASANTE Mutuelle, nous permettons au souscripteur de créer et de gérer son espace entreprise, service mis à disposition dans le cadre de l’exécution de son contrat collectif.

A cette fin, les nom, prénom et coordonnées des interlocuteurs désignés par le souscripteur sont collectées et traitées.

Ces données sont exclusivement destinées à VIASANTE Mutuelle et sont accessibles sur l’espace entreprise durant toute la durée du contrat et pour une durée de 12 mois après la fin de celui-ci. Sauf si le souscripteur demande la suppression de ces données avant l'expiration de ce délais.

 

Les décisions automatisées et le profilage 

Nous pouvons être amenés à mettre en œuvre des décisions automatisées ou des traitements de profilage fondés sur l’analyse de vos données. Le profilage est un traitement automatisé de données à caractère personnel consistant à utiliser ces données pour évaluer certains aspects personnels pouvant avoir des impacts sur les caractéristiques de votre contrat d’assurance.

Ainsi le profilage est nécessaire afin de répondre aux obligations de conseil, de détermination de garanties, ou de prestations et de vous proposer des contrats et services adaptés à vos besoins.

Exemple de décisions automatisées : 

  • Des conditions de garanties (cotisation ou prestations) peuvent varier en fonction d’un changement d’âge ou une évolution de la situation familiale, selon ce que prévoit le contrat.

Exemple de traitement de profilage : 

  • Les informations concernant votre situation familiale peuvent être prises en compte afin de vous proposer des produits et des services adaptés à vos besoins.

VIASANTÉ Mutuelle a mis en place des moyens vous permettant de vous informer et de vous permettre de contester une décision automatisée ou de faire valoir vos droits en nous contactant à : DPD@viasante.fr 


La durée de conservation des données

Les données ne peuvent être conservées que pour une durée limitée. Cette durée est déterminée en fonction de la finalité du traitement et de règles issues de recommandations de la CNIL ou déterminées en fonction d’obligations règlementaires.     
Voici les principales durées retenues :

  • Santé : Données prestations : 10 ans à partir de la date de versement de la prestation     
    Données contrat : Pendant la durée du contrat puis pendant 10 ans
  • Prévoyance : Données prestations en cas de décès : 30 ans à compter du décès
  • Prospection : Durée maximum de 3 ans après le dernier contact émanant de votre part ou après le terme de votre contrat
  • Lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme : Durée de 5 ans après la fin du contrat
  • Enregistrements téléphoniques à des fins d’amélioration de la qualité des services : Durée de 6 mois à partir de l’enregistrement.

Ces délais sont donnés à titre indicatif, les durées de conservation peuvent être allongées en cas de contestation, de contentieux ou pour permettre la recherche d’un bénéficiaire d’un capital décès, par exemple.

 

Caractère obligatoire ou facultatif des informations

Les informations présentées comme obligatoires sont nécessaires à la bonne exécution de votre contrat. Le caractère obligatoire ou facultatif des données personnelles est indiqué sur les formulaires ainsi que les éventuelles conséquences à l’encontre de l’assuré en cas de défaut de réponse.


Qui sont les destinataires des données ? 

Dans le cadre des traitements, vos données peuvent être transmises à certains destinataires : personne physique ou morale, autorité publique, service ou tout autre organisme qui reçoit communication de données à caractère personnel.

Les destinataires en question sont principalement : 

Au sein de VIASANTÉ Mutuelle :

  • les services en relation avec vous et vos ayants-droit (service de relation client, de gestion administrative …),
  • les organismes membres du groupe AG2R LA MONDIALE qui interviennent dans la réalisation des prestations d’assurance ou les services associés.

En dehors de VIASANTÉ Mutuelle :

  • Les sous-traitants auxquels VIASANTÉ Mutuelle confie certaines opérations comme la gestion déléguée ou les solutions d’hébergement et d’infogérance,
  • les partenaires financiers comme les réassureurs ou encore les banquiers qui interviennent dans les encaissements et les paiements,
  • les huissiers de justice et les autorités judiciaires,
  • et enfin les administrations et autorités publiques pour les déclarations sociales et fiscales notamment.

Lorsque vous consentez à recevoir de la prospection commerciale, vos données sont susceptibles d’être transmises aux membres du Groupe AG2R LA MONDIALE et/ou aux partenaires de VIASANTÉ Mutuelle mentionnés ci-dessous :


Quels sont vos droits ?

Vous disposez notamment du droit de demander : 

  • l’accès aux données vous concernant : vous pouvez demander directement à VIASANTÉ Mutuelle des informations sur les traitements vous concernant et les données détenues sur vous ;
  • leur rectification : vous pouvez demander la rectification des informations inexactes vous concernant si celles détenues par VIASANTÉ Mutuelle sont obsolètes ou erronées ;
  • leur effacement (droit à l’oubli) : vous avez le droit d'obtenir de VIASANTÉ Mutuelle l'effacement de vos données à caractère personnel lorsqu’ il y a un motif prévu par la loi comme l’inutilité des données ou le retrait de votre consentement pour les traitements fondés sur ce dernier ;
  • leur limitation : vous avez le droit d’obtenir de VIASANTÉ Mutuelle la limitation du traitement de vos données personnelles pour des raisons précises : par exemple, lorsque vous contestez l’exactitude de vos données personnelles ou vous vous opposez à leur effacement ;
  • Une opposition au traitement de vos données : vous avez le droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement de vos données. VIASANTÉ Mutuelle n’a donc plus à traiter vos données qui ne seraient pas nécessaires à la gestion de votre contrat ou au respect d’une obligation légale, à moins qu'il ne soit démontré qu'il existe des motifs légitimes pour le traitement qui prévalent (notamment s’agissant de l'exercice ou la défense de droits en justice). En outre, en cas de collecte de vos données à des fins de prospection, vous avez le droit de vous opposer à tout moment au traitement des données à caractère personnel vous concernant, y compris au profilage dans la mesure où il est lié à une telle prospection ;
  • En cas de démarchage téléphonique, si vous ne souhaitez pas faire l'objet de prospection commerciale, vous pouvez vous inscrire gratuitement sur la liste d'opposition au démarchage téléphonique BLOCTEL. Pour plus d’informations, vous pouvez consultez le site www.bloctel.gouv.fr
  • la portabilité de vos données : vous avez le droit de recevoir les données dans un format numérique. Ce droit ne concerne que le cas où les données personnelles sont fournies par vous-même et traitées sur la base de votre consentement ou de l’exécution d’un contrat ;
  • Enfin, vous avez la possibilité de définir des directives générales et particulières précisant la manière dont vous entendez que soient exercés ces droits, après votre décès.


Comment exercer vos droits ? 

Ces droits peuvent être exercés en adressant un courrier accompagné d’un justificatif d’identité (sauf si les éléments communiqués dans le cadre de votre demande permettent de vous identifier de façon certaine) à VIASANTÉ Mutuelle, à l’attention du Délégué à la protection des données (DPD) – 1 avenue Carsalade du Pont – CS 89921 – 66866 PERPIGNAN cedex 9 ou à DPD@viasante.fr.

 

Comment faire une réclamation en cas de rejet de votre demande d’exercice de droits ?

Nous apportons la plus grande attention à vos données personnelles, néanmoins si vous considérez que le traitement des données vous concernant porte atteinte à vos droits et que vous n’obtenez pas de réponse dans un délai d’un mois de la part de VIASANTÉ Mutuelle, vous pouvez vous adresser directement à la CNIL avec les justificatifs de vos démarches pour faire valoir vos droits, à Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL), 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS ou sur le site CNIL.fr.

 

Comment exercer votre droit d’accès indirect si vous êtes soupçonné de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme ? 

Pour les données traitées au titre de la lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme, vous devez exercer votre droit d’accès indirect auprès de la CNIL.     

La procédure à suivre pour faire votre demande d’accès indirect est la suivante : vous devez adresser un courrier à la CNIL auquel vous devez impérativement joindre la copie d’un titre officiel d’identité, à Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL), 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS ou sur le site CNIL.fr.

 

Information sur les cookies et témoins de connexion

Qu'est-ce qu'un "cookie" ?

Lors de votre navigation sur le web, des témoins de connexion ou cookies sont déposés sur votre ordinateur à tout instant. De manière générale, un témoin de connexion est un petit fichier texte déposé sur votre disque dur par le serveur du site que vous visitez. Il contient notamment :

  • le nom du serveur qui l'a écrit ;
  • le plus souvent un identifiant sous forme de N° unique ;
  • éventuellement une date d'expiration.

La finalité de ces fichiers diffère selon leur type :

  •  Les cookies strictement nécessaires au fonctionnement du site et cookies de mesures d’audience : qui permettent de mesurer l’audience de nos sites (notamment le nombre de visites, le nombre de pages vues, l’activité des visiteurs sur le site et leur fréquence de retour);
    ces cookies sont exemptés de recueil de consentement comme le permet, à ce jour, la délibération CNIL n°2020-091, dans la mesure où ces derniers sont strictement nécessaires au fonctionnement du site ;
  • Les cookies fonctionnels qui gardent en mémoire vos choix (ex : choix de la langue; nom d’utilisateur);
  • Les cookies de performance qui permettent d’améliorer le fonctionnement du site ou encore d’analyser son utilisation ;
  • Les cookies publicitaires dont l’objectif est de vous présenter les publicités les plus pertinentes en fonction de vos centres d’intérêt et de votre navigation sur internet. Ainsi, ils peuvent vous permettre d’être reconnu sur les sites que vous fréquentez habituellement, d’effectuer des achats sur des sites commerciaux, ou encore d’envoyer des informations sur votre navigation;
  • Les cookies des réseaux sociaux qui permettent de partager les contenus de notre site avec d’autres personnes ou de faire connaître votre opinion sur un contenu du site à des tiers.

A noter : un témoin de connexion ou cookie ne permet en aucun cas de visualiser ou d’enregistrer les accès ou mots de passe à des espaces personnels ou abonnés que vous pourriez consulter pendant cette période. 

Avant tout dépôt, la législation relative à la protection des données à caractère personnel en vigueur impose la présence d’une bannière cookie, c’est-à-dire un message informatif et qui soumet l’accès à un service à un choix libre, clair et équitable entre plusieurs options, par l’internaute, du dépôt de certains cookies ou autres traceurs sur son ordinateur ou smartphone, entre autres.

 De ce fait, vous avez le choix entre activer totalement, partiellement la présence des cookies selon le type de cookies ou ne pas les activer complètement.

 Sur le présent site, la bannière cookie qui vous informe de l’existence de ces cookies se présente comme ceci :

cookie VIASANTÉ Mutuelle

L’utilisation de cookies peut nécessiter ou non le recueil du consentement.

 Le consentement n’est pas requis lorsque le recours à un type de cookies est fondé par une disposition législative ou réglementaire ou qu’une solution a été exemptée de consentement par la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).

 C’est le cas de la solution que nous utilisons, à savoir Matomo Analytic conformément au guide de configuration de la CNIL.

 Dans le cadre d’une collecte de données par utilisation de cookies, un choix s’offre à vous :

  • Si vous cliquez sur « Tout activer », cela fermera la page offrant des options concernant les cookies et seront collectées les données permettant votre identification et les données qui ne permettent pas de vous identifier et qui sont seulement des données relatives à votre navigation.
  • Si vous cliquez sur « Ne rien activer », ne seront collectées que les données qui ne permettent pas de vous identifier et qui sont seulement des données relatives à votre navigation.
  • Si vous cliquez sur « Personnaliser les choix », vous décidez de donner pour certains cookies l’accès et pour d’autres non. Cependant, même en recourant à la personnalisation, les cookies nécessaires pour le fonctionnement du site, tel que les cookies de mesure d’audience, seront actifs et collecteront les informations nécessaires à l’accomplissement de cette finalité de bon fonctionnement du site.

Accédez à la gestion de vos préférences cookies rubrique « gestion des cookies » dans le pied de page du site afin d'en savoir plus sur les cookies de VIASANTÉ Mutuelle et sur les paramétrages de votre navigateur pour accepter ou refuser des témoins de connexion ou cookies.

 

Glossaire

La donnée à caractère personnel

Il s’agit de toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tels qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne. Dans le domaine de l’assurance, on peut notamment citer vos données d’identification : nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, email, références de comptes bancaires pour les prélèvements…

Le responsable de traitement

Il s’agit de l’organisme qui détermine les finalités et les moyens du traitement. En l’occurrence VIASANTÉ Mutuelle, membre du groupe AG2R LA MONDIALE.

Le Délégué à la Protection des Données

Le Délégué à la protection des données, aussi appelé DPO ou DPD, est votre interlocuteur privilégié que vous devrez contacter si vous voulez exercer vos droits ou pour toute question relative à la protection des données personnelles au sein de l’organisme.

La Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL)

La CNIL est l’autorité française chargée de la protection des données personnelles. Elle accompagne les entreprises dans leur mise en conformité et aide les particuliers à maîtriser leurs données personnelles et exercer leurs droits. Les organismes professionnels des assureurs travaillent avec la CNIL au sein de la Fédération Française de l’Assurance pour promouvoir une utilisation éthique de vos données personnelles, en particulier à travers la mise en place d’un pack de conformité dans le secteur de l’assurance.

Matomo